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Die Frage, ob Du die Kleinerunternehmerregelung beantragen solltest oder hierauf verzichten solltest, stellt sich bei uns in den meisten Coachings. Daher beantworten wir hier die wichtigsten Punkte und häufigsten Fragen und erläutern, wann sie für dich sinnvoll ist und was du in diesem Zusammenhang beachten musst.
Themen in diesem Artikel:
Die Frage, ob Du die Kleinerunternehmerregelung beantragen solltest oder hierauf verzichten solltest, stellt sich bei uns in den meisten Coachings. Daher beantworten wir hier die wichtigsten Punkte und häufigsten Fragen und erläutern, wann sie für dich sinnvoll ist und was du in diesem Zusammenhang beachten musst.
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ermöglicht Gewerbetreibenden und Freiberuflern von der Umsatzsteuer befreit zu werden, sofern ihr Umsatz eine festgelegte Grenze nicht überschreitet. Dies bedeutet, dass von Kunden keine Umsatzsteuer (= Mehrwersteuer) verlangt werden muss - und auch nicht darf - und auf der anderen Seite an Zulieferer Umsatzsteuer gezahlt werden muss, ohne das Recht zu haben, sie vom Finanzamt wiederzubekommen.
Grundsätzlich gilt: Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung stellt sich gleich zu Beginn deiner Selbstständigkeit und kann längerfristige Auswirkungen haben.
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ermöglicht Gewerbetreibenden und Freiberuflern von der Umsatzsteuer befreit zu werden, sofern ihr Umsatz eine festgelegte Grenze nicht überschreitet. Dies bedeutet, dass von Kunden keine Umsatzsteuer (= Mehrwersteuer) verlangt werden muss - und auch nicht darf - und auf der anderen Seite an Zulieferer Umsatzsteuer gezahlt werden muss, ohne das Recht zu haben, sie vom Finanzamt wiederzubekommen.
Grundsätzlich gilt: Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung stellt sich gleich zu Beginn deiner Selbstständigkeit und kann längerfristige Auswirkungen haben.
Die Regelung gilt für alle Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler unter den nachfolgend genannten Umsatzschwellen. Sie ist nicht auf eine Branche beschränkt und nicht auf eine bestimmte Rechtsform. Du kannst als Freiberufler, Einzelunternehmen, Personengesellschaften wie GbR, Einzelkaufleute oder auch UG und GmbH davon profitieren.
Die Regelung gilt für alle Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler unter den nachfolgend genannten Umsatzschwellen. Sie ist nicht auf eine Branche beschränkt und nicht auf eine bestimmte Rechtsform. Du kannst als Freiberufler, Einzelunternehmen, Personengesellschaften wie GbR, Einzelkaufleute oder auch UG und GmbH davon profitieren.
Es gibt zwei Umsatzgrenzen, die für die Inanspruchnahme der Kleinuntehmerregelung wichtig sind.
Die eine Umsatzgrenze für einen Kleinunternehmer liegt seit 01.01.2025 bei 25.000 Euro. Dieser Umsatz darf im Gründungsjahr nicht überschritten werden. Dies ist auch die Grenze, wenn Du in 2024 gegründet hast und bis zu der Du in 2024 verdient haben darfst, obwohl in 2024 selbst noch die Umsatzgrenze von 22.000 Eur maßgebend war, seit 01.01.25 wird rückwirkend die 25.000 Eur Umsatzgrenze maßgebend.
Hinweis zum Gründungszeitpunkt: Wenn Du nicht gerade im Januar gründest, ist die 25.000 Eur-Grenze für Dich anteiligt relevant. Gründest Du z.B. im April, darfst Du in diesem verbleibenden Restjahr nicht mehr als 25.000*3/4 Umsatz machen, also nicht mehr als 18.750 Euro. Hier zählt also eine Kalenderjahrbetrachtung.
Zusätzlich gilt als zweite Grenze ein Umsatz von 100.000 Euro. Solange Du diesen Betrag im Jahr nach der Gründung und in Folgejahren nicht übersteigst, bleibst Du Kleinunternehmer.
Sobald Du eine dieser zwei Grenzen übersteigst, fällst Du in die Regelbesteuerung und wirst umsatzsteuerpflichtig, und zwar zum Zeitpunkt der Rechnung, mit der Du diese Grenze überschreitest. Wichtig ist, dass diese Rechung und alle nachfolgend gestellten Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Übersteigst Du also im Jahr nach Deiner Gründung mit einer Rechnung, die Du z.B. im September ausstellst, die 100.000 Eur Grenze, bist Du ab diesem Zeitpunkt umsatzsteuerpflichtig - und zwar mindestens fünf Jahre lang (s.u.). Rechnungen, die Du vorher geschrieben hast, bleiben von der Umsatzsteuer befreit.
Es gibt zwei Umsatzgrenzen, die für die Inanspruchnahme der Kleinuntehmerregelung wichtig sind.
Die eine Umsatzgrenze für einen Kleinunternehmer liegt seit 01.01.2025 bei 25.000 Euro. Dieser Umsatz darf im Gründungsjahr nicht überschritten werden. Dies ist auch die Grenze, wenn Du in 2024 gegründet hast und bis zu der Du in 2024 verdient haben darfst, obwohl in 2024 selbst noch die Umsatzgrenze von 22.000 Eur maßgebend war, seit 01.01.25 wird rückwirkend die 25.000 Eur Umsatzgrenze maßgebend.
Hinweis zum Gründungszeitpunkt: Wenn Du nicht gerade im Januar gründest, ist die 25.000 Eur-Grenze für Dich anteiligt relevant. Gründest Du z.B. im April, darfst Du in diesem verbleibenden Restjahr nicht mehr als 25.000*3/4 Umsatz machen, also nicht mehr als 18.750 Euro. Hier zählt also eine Kalenderjahrbetrachtung.
Zusätzlich gilt als zweite Grenze ein Umsatz von 100.000 Euro. Solange Du diesen Betrag im Jahr nach der Gründung und in Folgejahren nicht übersteigst, bleibst Du Kleinunternehmer.
Sobald Du eine dieser zwei Grenzen übersteigst, fällst Du in die Regelbesteuerung und wirst umsatzsteuerpflichtig, und zwar zum Zeitpunkt der Rechnung, mit der Du diese Grenze überschreitest. Wichtig ist, dass diese Rechung und alle nachfolgend gestellten Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Übersteigst Du also im Jahr nach Deiner Gründung mit einer Rechnung, die Du z.B. im September ausstellst, die 100.000 Eur Grenze, bist Du ab diesem Zeitpunkt umsatzsteuerpflichtig - und zwar mindestens fünf Jahre lang (s.u.). Rechnungen, die Du vorher geschrieben hast, bleiben von der Umsatzsteuer befreit.
Eine weitere Änderung gegenüber 2024 besteht darin, dass bis 2024 der Umsatzwert - der noch 22.000 Eur betragen hat - die Umsatzsteuer beinhaltete (Netto-Rechnungsbtrag + Umsatzsteuer). Ab 2025 ist die Umsatzgrenze mit 25.000 Eur nicht nur höher, sondern auch exklusiv Umsatzsteuer (nur der Netto-Rechnungsbetrag). Das gleiche gilt für die 100.000 Eur Grenze.
Eine weitere Änderung gegenüber 2024 besteht darin, dass bis 2024 der Umsatzwert - der noch 22.000 Eur betragen hat - die Umsatzsteuer beinhaltete (Netto-Rechnungsbtrag + Umsatzsteuer). Ab 2025 ist die Umsatzgrenze mit 25.000 Eur nicht nur höher, sondern auch exklusiv Umsatzsteuer (nur der Netto-Rechnungsbetrag). Das gleiche gilt für die 100.000 Eur Grenze.
Im Folgenden zeigen wir dir die drei größten Vorteile der Kleinunternehmerregelung auf:
Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf deine Dienstleistungen und Produkte erheben musst, kannst du die Preise für deine Kunden attraktiver gestalten und dadurch deine Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt erhöhen. Aufgrund dessen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung vor allem, wenn du im B2C-Bereich tätig bist (Privatkunden). So könntest Du - um mit Deinen Konkurrenten auf Augenhöhe zu sein - entweder 19% günstiger sein oder gleich teuer und eine entsprechend höhere Marge einbehalten.
Wenn du dich im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreien lässt, dann reduziert sich auch der administrative Aufwand erheblich für dich, da du keine (monatlichen/quartalsweisen) Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermitteln musst. Dadurch kannst du dich als Kleinunternehmer mehr auf dein Geschäft und deine Kunden konzentrieren, anstatt dich mit steuerlichen Angelegenheiten zu beschäftigen.
Im Folgenden zeigen wir dir die drei größten Vorteile der Kleinunternehmerregelung auf:
Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf deine Dienstleistungen und Produkte erheben musst, kannst du die Preise für deine Kunden attraktiver gestalten und dadurch deine Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt erhöhen. Aufgrund dessen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung vor allem, wenn du im B2C-Bereich tätig bist (Privatkunden). So könntest Du - um mit Deinen Konkurrenten auf Augenhöhe zu sein - entweder 19% günstiger sein oder gleich teuer und eine entsprechend höhere Marge einbehalten.
Wenn du dich im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreien lässt, dann reduziert sich auch der administrative Aufwand erheblich für dich, da du keine (monatlichen/quartalsweisen) Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermitteln musst. Dadurch kannst du dich als Kleinunternehmer mehr auf dein Geschäft und deine Kunden konzentrieren, anstatt dich mit steuerlichen Angelegenheiten zu beschäftigen.
Nachstehend findest du einige Nachteile in Verbindung mit der Kleinunternehmerregelung, die du ebenfalls in deine Entscheidung einbeziehen solltest.
Als Kleinunternehmer ist es dir nicht möglich, die gezahlte Umsatzsteuer auf deine Einkäufe und Ausgaben vom Finanzamt erstattet zu bekommen. Daher lohnt sich die Kleinunternehmerregelung nur, wenn deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind, weil du ansonsten drauf zahlen musst. Hast Du hingegen zu Beginn Deiner Gründung hohe Einmalausgaben, könnte es sich lohnen, durch Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung die Vorsteuer zurückzuverlangen.
Die Kleinunternehmerregelung ist im B2B-Geschäft etwas weniger vorteilhaft. Zum einen ist für einen Kunden, der vorsteuerabzugsberechtigt ist, die Handhabung Deiner Rechnung etwas anders als der Standard und damit aufwändiger. Zum anderen ist die Reputationswirkung nicht zu unterschätzen, wenn Du damit nach außen trittst, wenig Umsatz zu machen. Für den ein oder anderen Kunden könnte dies gleichbedeutend mit weniger Erfahrung sein.
Nachstehend findest du einige Nachteile in Verbindung mit der Kleinunternehmerregelung, die du ebenfalls in deine Entscheidung einbeziehen solltest.
Als Kleinunternehmer ist es dir nicht möglich, die gezahlte Umsatzsteuer auf deine Einkäufe und Ausgaben vom Finanzamt erstattet zu bekommen. Daher lohnt sich die Kleinunternehmerregelung nur, wenn deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind, weil du ansonsten drauf zahlen musst. Hast Du hingegen zu Beginn Deiner Gründung hohe Einmalausgaben, könnte es sich lohnen, durch Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung die Vorsteuer zurückzuverlangen.
Die Kleinunternehmerregelung ist im B2B-Geschäft etwas weniger vorteilhaft. Zum einen ist für einen Kunden, der vorsteuerabzugsberechtigt ist, die Handhabung Deiner Rechnung etwas anders als der Standard und damit aufwändiger. Zum anderen ist die Reputationswirkung nicht zu unterschätzen, wenn Du damit nach außen trittst, wenig Umsatz zu machen. Für den ein oder anderen Kunden könnte dies gleichbedeutend mit weniger Erfahrung sein.
Grundsätzlich kannst du dich freiwillig für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung und gegen eine Regelbesteuerung (Umsatzsteuerberechnung) entscheiden. Verzichtest Du jedoch auf die Kleinunternehmerregelung, so bist du für das laufende und die nächsten vier Kalenderjahre verpflichtet, Umsatzsteuer zu berechnen und abzuführen und kannst dich innerhalb dieser Zeit nicht umentscheiden. Durch die Bindung an die Regelbesteuerung soll eine Doppelbegünstigung verhindert werden, die eintreten würden, wenn man im Gründungsjahr die Umsatzsteuer auf getätigte Investitionsausgaben zurück bekommt (Vorsteuer) und im Folgejahr der Wechsel zur Kleinunternehmerregelung erlaubt, selbst keine Umsatzsteuer zu berechnen und abzuführen.
Solltest du die Kleinuntehmerregelung in Anspruch nehmen wollen, dann musst du dies dem Finanzamt mitteilen. Dies geschieht online über das ELSTER-Formular zur steuerlichen Erfassung.
Solltest du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden und sie erfolgreich angemeldet haben, dann bist du verpflichtet auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuerbefreiung auszuweisen. Das bedeutet, dass auf deinen Rechnungen ein Vermerk der Art
stehen muss.
Ab dem Zeitpunkt, an dem du die oben beschriebenen Umsatzgrenzen überschreitest, bist du automatisch steuerpflichtig und musst auf deinen Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweisen bzw. die Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Bisher in dem Jahr gestellte Rechnungen bleiben umsatzsteuerfrei. Im Folgejahr bist du dann regulär zur Umsatzsteuer verpflichtet, unabhängig davon, ob du die Umsatzgrenzen wieder unterschreitest.
Grundsätzlich kannst du dich freiwillig für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung und gegen eine Regelbesteuerung (Umsatzsteuerberechnung) entscheiden. Verzichtest Du jedoch auf die Kleinunternehmerregelung, so bist du für das laufende und die nächsten vier Kalenderjahre verpflichtet, Umsatzsteuer zu berechnen und abzuführen und kannst dich innerhalb dieser Zeit nicht umentscheiden. Durch die Bindung an die Regelbesteuerung soll eine Doppelbegünstigung verhindert werden, die eintreten würden, wenn man im Gründungsjahr die Umsatzsteuer auf getätigte Investitionsausgaben zurück bekommt (Vorsteuer) und im Folgejahr der Wechsel zur Kleinunternehmerregelung erlaubt, selbst keine Umsatzsteuer zu berechnen und abzuführen.
Solltest du die Kleinuntehmerregelung in Anspruch nehmen wollen, dann musst du dies dem Finanzamt mitteilen. Dies geschieht online über das ELSTER-Formular zur steuerlichen Erfassung.
Solltest du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden und sie erfolgreich angemeldet haben, dann bist du verpflichtet auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuerbefreiung auszuweisen. Das bedeutet, dass auf deinen Rechnungen ein Vermerk der Art
stehen muss.
Ab dem Zeitpunkt, an dem du die oben beschriebenen Umsatzgrenzen überschreitest, bist du automatisch steuerpflichtig und musst auf deinen Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweisen bzw. die Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Bisher in dem Jahr gestellte Rechnungen bleiben umsatzsteuerfrei. Im Folgejahr bist du dann regulär zur Umsatzsteuer verpflichtet, unabhängig davon, ob du die Umsatzgrenzen wieder unterschreitest.
Kleinunternehmen können - anders als andere Unternehmen ab 2025 - nicht gezwungen werden, E-Rechnungen auszustellen. Sie können Rechnungen nach wie vor per Post oder auf elektronischem Wege (als PDF) austellen. Hingegen müssen auch Kleinunternehmen E-Rechnungen empfangen können, was allerdings unproblematisch sein sollte, da es zahlreiche kostenlose Tools gibt, die E-Rechnungen in ein lesbares Format bringen.
Kleinunternehmen können - anders als andere Unternehmen ab 2025 - nicht gezwungen werden, E-Rechnungen auszustellen. Sie können Rechnungen nach wie vor per Post oder auf elektronischem Wege (als PDF) austellen. Hingegen müssen auch Kleinunternehmen E-Rechnungen empfangen können, was allerdings unproblematisch sein sollte, da es zahlreiche kostenlose Tools gibt, die E-Rechnungen in ein lesbares Format bringen.
Die neuen Regelungen ab 2025 machen es leichter, mit der Kleinunternehmerregelung zu starten als bisher. Du musst Deinen Umsatz für das Gründungsjahr und das Folgende nicht mehr prognostizieren, sondern kannst einfach als Kleinunternehmer starten. Auch wenn Du im Gründungsjahr die 25.000 Eur Netto-Umsatz überschreiten solltest, musst Du keine Umsatzsteuer nachzahlen, sondern scheidest erst mit dem nächsten Jahr aus der Umsatzsteuerbefreiung aus. Auch im Folgejahr ist die neue Regelung für Dich vergleichsweise risikofrei. Solltest Du die 100.000 Eur Grenze überschreiten, fällt erst ab dann Umsatzsteuer an.
Dennoch gilt: Wenn du ein vielversprechendes Businesskonzept mit einer starken Umsatzprognose hast, dann empfehlen wir dir von vorne herein von der Kleinunternehmerregelung abzusehen und gleich mit der Regelbesteuerung durchzustarten - vor allem, wenn du im B2B-Bereich tätig bist. Dasselbe gilt, wenn Du hohe Anfangsinvestitionen tätigen musst.
Möchtest du jedoch erst einmal in die Selbstständigkeit rein schnuppern und benötigst du eine gewisse Zeit bis du einen kaufstarken Kundenstamm aufgebaut hast, dann ist die Kleinunternehmerregelung eine gute Wahl - insbesondere im B2C-Bereich.
Tipp: Wenn Du solche Gedanken hast wie "Ich muss jetzt langsam darauf achten, keinen Umsatz mehr in diesem Jahr zu machen, weil ich sonst Umsatzgrenzen reiße...", dann gehen Deine Gedanken in eine falsche Richtung. Dann solltest Du die Kleinunternehmerregelung bleiben lassen.
Die neuen Regelungen ab 2025 machen es leichter, mit der Kleinunternehmerregelung zu starten als bisher. Du musst Deinen Umsatz für das Gründungsjahr und das Folgende nicht mehr prognostizieren, sondern kannst einfach als Kleinunternehmer starten. Auch wenn Du im Gründungsjahr die 25.000 Eur Netto-Umsatz überschreiten solltest, musst Du keine Umsatzsteuer nachzahlen, sondern scheidest erst mit dem nächsten Jahr aus der Umsatzsteuerbefreiung aus. Auch im Folgejahr ist die neue Regelung für Dich vergleichsweise risikofrei. Solltest Du die 100.000 Eur Grenze überschreiten, fällt erst ab dann Umsatzsteuer an.
Dennoch gilt: Wenn du ein vielversprechendes Businesskonzept mit einer starken Umsatzprognose hast, dann empfehlen wir dir von vorne herein von der Kleinunternehmerregelung abzusehen und gleich mit der Regelbesteuerung durchzustarten - vor allem, wenn du im B2B-Bereich tätig bist. Dasselbe gilt, wenn Du hohe Anfangsinvestitionen tätigen musst.
Möchtest du jedoch erst einmal in die Selbstständigkeit rein schnuppern und benötigst du eine gewisse Zeit bis du einen kaufstarken Kundenstamm aufgebaut hast, dann ist die Kleinunternehmerregelung eine gute Wahl - insbesondere im B2C-Bereich.
Tipp: Wenn Du solche Gedanken hast wie "Ich muss jetzt langsam darauf achten, keinen Umsatz mehr in diesem Jahr zu machen, weil ich sonst Umsatzgrenzen reiße...", dann gehen Deine Gedanken in eine falsche Richtung. Dann solltest Du die Kleinunternehmerregelung bleiben lassen.